管理部門の目標設定に困らない17のヒント

人事評価の目標設定について、事務系スタッフなどの管理部門では「個人目標の設定が難しい」「数値目標は立てられない」などの悩みが多く聞かれます。確かに売上目標などの明確な数値目標がある営業部門と比較して、目標の設定にはちょっとした工夫が必要です。そのヒントをご紹介します。

管理部門の目標設定

 成果が上がらない理由

事業計画、部門計画と個人の目標が合っていない

職種や職位に合った目標になっていない

目標が抽象的で具体的になっていない

評価を意識して低い目標設定になっている

 目標決定のステップ

(1)方針の共有

全社目標があって、次に組織目標、その次に個人目標があります。個人目標は組織目標に貢献し、組織目標は全社目標に貢献します。経営方針や全社目標を共有し、個人の目標設定に必要な情報を共有します。

(2)目標の自己設定

全社目標を事業部門から個人の業務に落とし込み、目標を自己設定します。職種別、職位別のレベルに合ったふさわしい目標を設定することで、期待する社員の能力・行動を最大限に引き出し、組織の成果を最大化することができます。

(3)目標の確認

自己設定した個人目標の具体性や難易度を上司とすり合わせます。プロセスと成果の相関を分析し、あまり相関関係が見られない、意図した行動が伴わない場合は、目標の見直しが必要です。合格レベルに達している場合にも見直しを行います。

(4)目標の承認

上司や承認者が目標を承認して、社員と会社の目標が一致したことになります。

管理部門における目標設定のヒント

  1. いまの業務に無駄なことはないか
  2. 価値に比較して、時間がかかりすぎている業務はないか
  3. 使われていないマニュアルはないか
  4. 業務が偏る時期はないか
  5. 業務の分担はバランスがとれているか
  6. 転記が多くはないか
  7. ケアレスミスが多くはないか
  8. 二重チェックが受けられる体制になっているか
  9. 書類はきちんと整理されているか
  10. 滞っている業務はないか
  11. 残業が多くはないか
  12. 休みが取れる体制になっているか
  13. 報告、情報共有はタイムリーにされているか
  14. 上司、部下、同僚と業務の連携はとれているか
  15. 後進の育成をしているか
  16. ひとつ上位の視点で仕事をしているか
  17. 会社の未来につながる仕事をしているか

目標設定のポイント

  • 担当する業務を洗い出し、ヒントをもとにして、課題を書き出してみます。
  • 課題について、成果を高めていくためのプロセスを具体的に記載します。
  • 課題を解決するやり方を目標に設定します。
  • 漠然とした内容は、具体例などで明確にします。
  • 意欲や気持ちではなく、現実的な行動を伴う内容にします。

SMART(スマート)の法則で簡単チェック

目標設定には以下の頭文字をとったSMARTの法則があります。法則を使って、目標の内容を確認してみましょう。

S pecific 具体的になっているか?
M easurable 測定できるか?定量的か?
A greed upon 同意・納得しているか?
R ealistic 現実的で努力すれば達成できるか?
T imely 期限が明確になっているか?

管理部門における目標設定の意義

目標設定のヒントから解決策を講じられるもの、あるいは未対応のものが案外あるのではないでしょうか。業務量と売上の時期に大きな偏りがあったある企業では、社員の提言を受けて、決算期を変更することで、業務を平準化し、トータルの売上を向上させたという例があります。最初から大きな成果を目指すのではなくても、小さな業務改善はたくさんできるはずです。

【例】定例会議で業務改善案を毎週(毎月)○つ以上提案する。

管理部門でも例のような数値目標を設定することはできます。そのなかから会社を変えるような業務改善が生まれるかもしれません。成果につながる目標設定はルーティンに陥りがちな管理部門も業績に貢献するという意識をしっかり育てます。

まとめ

目標管理制度では社員の自主性を引き出し、仕事のなかで実践的な能力開発を行います。社員の日々の行動が変わり、習慣化されることで、人材育成と業績向上をともに促進していきます。

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