人事評価の納得性を高めるフィードバック面談の手順

人事評価の結果を前向きな取り組みにつなげるためには、フィードバック面談が不可欠です。近年の実施率は非常に高くなっており、9割の企業で実施しているという調査があります。企業が評価の納得性やモチベーション向上へ配慮していることがうかがえます。本人が自発的に考えるきっかけやヒントとなるように働きかけるのがフィードバック面談のポイントです。

フィードバック面談

 人事評価における面談の種類

(1)フィードバック面談

上司から部下へ評価結果のフィードバックをする面談です。部下が自己評価の説明をする面談をフィードバック面談と合わせて行うこともあります。
評価結果の通知とともに、自己評価との差異の理由を知り、原因とプロセスを正しく認識することで、次につながる行動改善を促します。次期の目標や課題を検討することも重要です。

(2)目標設定面談

部下が設定した目標を上司とすり合わせて、決定する面談です。目標の内容が全社目標や方針に則ったものになっているか、達成水準が具体的になっているか、努力すれば達成できる難易度になっているか、達成に向けての活動案が何かについて確認します。

(3)中間面談

評価期間の間に行う上司と部下の面談です。目標の進捗状況を確認し、達成に向けて、軌道修正することができます。残りの評価期間に何をすべきかが明確になり、モチベーションアップが期待できます。

フィードバック面談のタイミング

評価結果の納得性を高め、次期の課題を明確にするために、評価が確定したら、速やかに行うのが効果的です。

フィードバック面談の進め方

(1)事前準備

部下は振り返りを行い、上司の話を聞くだけではなく、自分なりに準備しておきます。
上司は評価結果の確認、指導しなければならない点や今後の課題など、ポイントを整理しておきます。具体的な事実や客観的なデータを用意することが大切です。

(2)面談実施

①振り返り
本人が評価期間の実績について、評価シートをベースに一通り説明します。
②評価結果の通知
上司から評価の事実を伝えます。
本人が行った自己評価と上司が行った最終評価の差異は、具体的な行動・活動に対する評価者としての判断を伝えます。気になる項目や点数が低い項目についての質問をすると、本人が自ら考えるきっかけになります。
【例】「~については良い結果だったね。~は~だったので、~する必要があったのではないかな。」
【例】「~はやってみてどうだった?」
③今後の方向づけ
今後の取り組みや課題を明確にします。
阻害要因があれば、是正策などを指導・アドバイスします。フィードバックの内容に基づき、次期の目標設定を行います。
【例】「次はどんなことが課題になるかな?」
【例】「具体的に何をするか聞かせて。」
【例】「何か困ることはありそうかな?」
【例】「この内容で目標設定をしてみよう。」
本人が話して、課題や目標を考えさせるような面談を行うと、本人が気づいて自発的に行動することを促すコーチング的なアプローチになります。

まとめ

評価結果の納得性を高め、前向きな行動へつなげることがフィードバック面談の目的です。上司が長々と話したり、叱責するのは逆効果です。上司と部下のコミュニケーションや信頼関係を強化する場ですので、一方的な指示や命令ではなく、お互いの考えを確認し、理解を深めることが大切です。

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